kulüp etkinliği düzenlemenin 20 kuralı

Üniversite de Kulüp etkinliği düzenlemenin 20 altın kuralı:

Üniversiteye başlamadan önce ki hayallerimi anlatmaya kalksam her halde bir ansiklopedi doldururdum diye belki de bir çok kişi için boş gelebilecek bir cümle kullanmak istiyorum; hem de üzülerek…

Üniversitedeki beklentim her zaman yüksek olmuştur, hep daha iyisini istemişimdir. Haksızda sayılmam; fakat yapacağım ya da yapmak istediğim projelerde hep önüme bir engel çıkmıştır: kulüplerle birlikte hareket etmeden kolay, kaliteli, herkese hitap eden bir üniversite etkinliğinin reklamını yapamayacağım sonucunu görmem: beni hayal kırıklığına uğratmıştır. [ Şu var: paran varsa, kulübe gerek yok etkinlik için… Ama kampüs içinde etkinlik düzenlemek için reklamını yapman gerek; bu da kulüplerden geçiyor ya da en başa dönersek: para gerekiyor. Paramız olmadığından bu seçenek varmış gibi düşünceler içine girmek istemiyorum : ) ]

Velhasıl; üniversitede kendi çapında veya kulüplerin yaptıkları etkinlikler var. Hem de bazen kısa tarihler arasında o kadar etkinlik oluyor ki, öğrenciler olarak hangisine katılacağınızı şaşırıyorsunuz. Bunun yanı sıra bu etkinliklerin tanıtımları, projeleri, pazarlaması vb. gibi konularda bir çok eksiklik olabildiğinden istenilen başarıya ya ulaşılmıyor ya da bir önceki sene yapılanın benzeri bir sonuç elde ediliyor ki bu da başarısızlık demektir.

İşte bu konuda Ömer EKİNCİ ( ki CV ‘ si ve hakkındakiler için bakabilirsiniz: http://bit.ly/abURfM ) katıldığı seminerler ve konferanslar neticesinde elde ettiği deneyimleri kendi blog sayfasında paylaştı; 13. madde dışında bir çoğuna katıldığımı zaten kendisine de ilettim; ayrıca bu 20 maddeyi kendi blogumda paylaşmak konusunda da gerekli anlayışı gösterdi; ona tekrar teşekkür ediyorum.

Şimdi; üniversitede etkinlik düzenlemenin 20 altın kuralını paylaşayım:

Kaliteli bir içeriğin oluşması için konuya farklı açılardan bakan insanları davet edin.
En az 20 gün önceden duyurmaya başlayın. (Son 1 hafta duyurulan etkinliklerde başarı oranı çok düşüyor)
Facebook’u çok etkin kullanın. Sadece Fan sayfası ya da etkinlik olarak tanımlamaktan bahsetmiyorum. Doğu Akdeniz Üniversitesi IEEE Kulübü’nün yaptığı bir uygulamadan bahsedeyim, bütün üyeler yapacakları etkinliğin afişini Facebook’da profil fotoğrafı yaptılar. Düşünsenize Facebook sayfanızda sürekli bu etkinliğin logosu akıyor.
Asla ve asla Pazar gününe tek günlük etkinlik düzenlemeyin.
Paralı bir sertifika programı düzenliyorsanız, başlangıcında iki saatlik ücretsiz bir oturum düzenleyin ve bu oturumun ÜCRETSİZ olduğunu çok iyi duyurun. Bu etkinliğin sonunda kayıtları alın, çok daha yüksek bir katılım yakalayacaksınız.
Bu işin kesinlikle ve kesinlikle bir ekip işi olduğunu unutmayın. Hem projelendirme aşamasında, hem de sahada (etkinlik sırasında) sahada adım atmadık yer bırakmayın. Etkinliği parçalara bölüp her paraya sorumluluk sahibi bir sorumlu atayın.
Okuldan,  okulun rektöründen, dekanından asla destek beklemeyin. İsteyin ama beklemeyin. Zira eğer destek alamazsanız hayal kırıklığına uğramazsınız (ki çoğunlukla alamayacaksınız) alırsanız da ekstra güç katacaktır. Unutmayın, bu iş bir gönüllü işi ve kimse böyle bir işe zorla gönül vermez.
O ekibin başındaki kişi sizseniz asla kimseyi bir şeye zorlamayın, onları motive edin, emir verirken bile yumuşak olun.
Her etkinlikten önce her şeyi tekrar tekrar deneyin, çalışıyorsa bile hazırda yedeğini tutun tüm cihazların (projeksiyon, laptop, ses kayıt cihazı, mikrofon)
Konuşmacıları çok ama çok iyi ağırlayın, unutmayın dinleyiciler yine sizin okulunuzdan ama konuşmacılarınız muhtemelen önemli yerlerdeki önemli insanlar olacak ve onların geri döndüklerinde beraberlerinde güzel anılar götürmeleri çok önemli. İyi ağırlama, onları bir sonraki etkinliğinize çok daha kolay çağırmanızı sağlar. Kötü ağırlama ise, onları sadece sizin değil okulunuzun ve kulübünüzün de kaybetmesine neden olur.
Önemli bir etkinlik söz konusu ise mutlaka ve mutlaka herkesin dışarıda olduğu ortak saatleri tercih edin. Mümkün değilse okutmanlarla görüşüp müsamaha isteyin. (Muhtemelen alamayacaksınız :) )
Konferans sırasında salona giriş çıkışları mutlaka düzenleyin. Bu giriş çıkışların konuşmacıyı etkilemesine izin vermeyin. Eğer kapı konuşmacıya yakınsa mutlaka kilitleyin.
Etkinlik parasız ise bile mutlaka bir sertifika ya da katılım belgesi düzenleyin. Üniversite öğrencileri –maalesef- diplomanın bile bir şeye yaramadığı günümüzde sertifikanın çok işlerine yarayacağını zannediyor.
Çok anlaşılır, çok belirgin bir afiş hazırlayın, öğrenciler çok uzaktan bakıldığında bile bu etkinliğin ona ne katacağını anlasın.
Konuşmacıların isimlerinden çok unvanlarını belirtin, önemli özellikleri varsa mutlaka belirtin.
Konferansa katılacak isimlerle sadece e-posta ile iletişim kurmayın, mutlaka telefonla görüşün. İşi ne kadar ciddiye aldığınızı defalarca gösterin.
Etkinliğe mutlaka hizmet sponsorları dahil edin. Bir kahve evini, stand koyup kahve dağıtmak için, bir pastaneyi kuru pasta için ayarlamak hiç de zor olmayacaktır.
Eğer yapabilirseniz, etkinliğe katılan dinleyiciler için her oturumun sonunda birer küçük hediye verin.
Mutlaka ama mutlaka konuşmacılarınıza sizi temsil eden birer plaket vs. yaptırın. Bu plaket ne kadar güzel olursa bu kişinin odasında o kadar güzel bir yerde olacaksınız. Ayrıca çiçek yerine fidan bağışı yapın.
Etkinliğinizde yüzlerce fotoğraf çekip bu fotoğrafları sosyal mecralarda mümkün olduğunca yayın. Unutmayın bu fotoğraflar bir sonraki etkinliğinizin aynası olacak.

20 tane maddenin hepsi de yerinde tespitler; fakat 13. madde konusunda Ömer BEY ile de karşılıklı görüş alışverişi yaptığımızda o da topu bir nevi hakeme geri yolladı: çünkü sistemin işlemesine asıl sebeb olanlar kulüpler veya etkinlik düzenleyenler. Fakat öğrenciler içerisinde belgeler bir işe yaramıyor gibi bir dedikodu yayılırsa ve bu da öğrenciler tarafından benimsenirse: etkinlikler açısından ( aslında konferans, seminerler açısından ) kötü bir sonuç doğuracağını düşünüyorum.

Bir çok üniversite de en etkin kulüplerin başında İşletme ve Ekonomi kulüpleri geliyor; fakat ben kendi üniversitemden örnek vermek istiyorum ama polemiğe girmeye gerek yok; yukarı da ki maddeleri bir çok kulübün tam anlamıyla yerine getirmedikleri ortada.

İyi bir kaynak, sizlerin eklemeleriyle daha çok madde ekleyebiliriz; fakat kulüplerin ya da etkinlik yapacakların bu maddelere uygun plan program yapmalarını öneririm.